gestion efficace des candidatures spontanées

Comment gérer efficacement vos candidatures spontanées

À l’heure où la mobilité est de plus en plus fréquente et que le turn-over dans certains secteurs s’intensifie, les recruteurs doivent être réactifs et optimiser leur processus de recrutement. Trouver les bons candidats en temps et en heure n’est pas chose facile alors que les bases de données RH regorgent de CV et de candidatures spontanées. En effet, seulement 37 % des recruteurs les sollicitent quand un nouveau poste s’ouvre car l’efficacité de la méthode ne convainc pas encore. Et pour cause, la plupart soulignent qu’il est trop compliqué de trier, filtrer, en somme d’y voir clair dans ce vivier et d’identifier les profils à recontacter. Et si on décryptait tout ça ?

L’utilisation de la candidature spontanée dans les processus de recrutement est encore très utilisée par les recruteurs – 93 % des entreprises déclarent en recevoir régulièrement (Etudes DARES, oct. 2017) et 50 % des candidats en recherche active y ont recours (Régionsjob). Mais comment sont-elles traitées ? Comment les gérer efficacement alors qu’elles finissent souvent dans une sorte de boîte noire où les CV se perdent ?

#1. À quoi ça sert un vivier de candidatures ?

Il sert avant tout à stocker les candidatures reçues et notamment les candidatures spontanées. En effet, si le profil d’un candidat ne correspond pas à un poste à un instant T, il pourra tout à fait correspondre soit à un autre poste ouvert, soit à un similaire dans le futur. Il vous permettra alors de solliciter certains profils plus rapidement en cas de besoin urgent mais aussi d’éviter de relancer un processus de sourcing et de publication d’offre à l’ouverture d’un nouveau poste. Toutefois, pour qu’il soit vraiment efficace, il est important que ce vivier soit bien géré.

#2. Mais pourquoi est-ce si compliqué d’y voir clair ?

Les recruteurs font face à plusieurs problématiques quant à l’usage de leur vivier de talents. Tout d’abord, il faut pouvoir facilement s’y retrouver et c’est souvent là que le bât blesse. À quoi bon passer des heures à retrouver le CV idéal dans sa base de données : une aiguille dans une botte de foin. D’autre part, bien souvent, une fois le talent identifié, une question se pose : n’est-ce pas trop tard pour le recontacter ? « Cela fait bientôt 9 mois, il doit sûrement être déjà en poste » ; ces réflexions freinent les recruteurs dans la sollicitation de leur vivier, ils préfèrent relancer la machine, publier une nouvelle offre et avoir des candidatures toutes fraîches. Enfin, sur 100 candidatures spontanées reçues, combien sont vraiment pertinentes pour votre entreprise et sa palette de métiers ? Toutes n’ont pas leur place dans le vivier qui devient de plus en plus important, troublant un peu plus sa lisibilité.

En résumé, les problématiques rencontrées sont :

  • L’efficacité des bases
  • La temporalité des candidatures
  • La qualité des candidatures spontanées

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#3. Le vivier à l’épreuve de l’efficacité

Face à ces trois problématiques, pour être vraiment efficace, un vivier se doit d’être :

  1. Structuré

Il ne suffit pas que les candidatures soient classées en fonction du type de poste ou du secteur – ce qui constitue la base de la constitution d’un vivier de talents organisé. L’idéal est de pouvoir y associer un certain nombre de mots-clés en fonction des compétences, du niveau d’études requis ou encore de l’expérience attendue.

  1. Actualisé

Un vivier de talents doit être actualisé régulièrement afin de déterminer si les candidats potentiels sont toujours intéressés par l’entreprise, s’ils sont toujours en recherche ou de nouveau en poste. Il permet également de répertorier de nouvelles compétences mais aussi de valoriser votre image employeur car il démontre l’attention portée aux candidatures.

  1. Qualifié

Parmi l’ensemble des candidatures spontanées reçues, il y aura toujours celles qui correspondent à un poste ouvert, celles de candidats dont le profil correspond aux attendus de l’entreprise mais pour lequel aucun poste n’est ouvert à date, et les autres. Les autres se sont les candidatures non pertinentes qu’il faut éviter d’intégrer au vivier afin que sa valeur ne se dilue pas. La vraie difficulté est donc de pouvoir qualifier ces candidatures avant de les intégrer dans sa base.

C’est ce qui le rend plus valorisable qu’une simple CVthèque et qui en fait un outil RH à part entière dans le cadre d’une politique de recrutement optimisée.

#4. Un outil précieux pour la marque employeur 

Le fait que vous receviez un grand nombre de candidatures spontanées est une marque de reconnaissance de votre image employeur. Bien entendu, si votre activité est spécialisée ou localisée, il est normal que ce volume soit plus faible. Mais un bon traitement de ces dernières peut aussi contribuer à valoriser vos métiers et les valeurs que vous véhiculez. Encore faut-il animer ce vivier pour le faire vivre !

animer-communauté-marque-employeurCela commence par une bonne communication sur votre site Carrières, les différents réseaux professionnels et les sites d’emploi autour de vos métiers, de vos offres et du type de profils que vous recherchez. En étant transparents sur vos besoins en compétences, vous gagnerez des candidatures plus pertinentes.

Cela passe également par une bonne communication auprès des candidats. S’il est indispensable de faire un retour aux candidats qui ne rentrent pas le scope de vos recherches, il faut également garder le contact avec ceux qui intégreront votre vivier : par exemple, informez-les par l’intermédiaire de newsletters sur les postes ouverts ou les perspectives d’embauches dans les mois à venir.

#5. Un chatbot pour cultiver votre vivier

La plupart des ATS proposent des gestionnaires de candidatures qui permettent de rentrer (automatiquement ou manuellement) dans une base tous les candidats n’ayant pas été sélectionnés pour un poste donné ou ayant transmis une candidature spontanée. Pourtant, pour encore beaucoup de recruteurs, l’utilisation de ces CVthèques reste trop compliquée, les candidatures ne sont pas faciles à trier et les critères souvent peu pertinents ou trop larges. Ainsi, elles sont peu sollicitées alors qu’elles sont pleines de talents !

Pour tirer le meilleur de ce formidable outil que constitue le vivier de candidatures et pour répondre aux différentes problématiques identifiées précédemment, EASYRECRUE a élaboré un chatbot permettant aux candidats de rechercher un poste et d’évaluer la pertinence de leur candidature en fonction des critères prédéfinis par l’entreprise pour y postuler mais aussi transmettre une candidature spontanée. C'est d'ailleurs la première question qui lui est posée : "Souhaitez-vous chercher une offre existante ou faire une candidature libre ?"

Trois cas de figure :

  • Le candidat veut adresser une candidature libre : une série de questions définies par le recruteur lui est posée pour préciser le cadre de la candidature (type de poste, disponibilités, etc.) et il peut entrer un ensemble de mots-clés pour la qualifier. On retrouvera le candidat dans le vivier de talents avec toutes les informations le concernant. 
  • Le candidat veut postuler à une offre existante : une série de questions définies par le recruteur va permettre au Bot de l'orienter vers l'offre qui lui correspond. S'il souhaite candidater, ses informations personnelles et son CV seront envoyés directement dans le vivier de talents. 
    • Nb : si aucune offre n'est trouvée, il peut requalifier sa demande.
  • Le candidat veut postuler à une offre existante après un questionnaire qualifiant : selon le même processus que précédemment une série de questions définies par le recruteur va permettre au Bot de l'orienter vers une offre. Toutefois, le recruteur peut avoir choisi d'imposer une qualification par un questionnaire scoré avant toute démarche de candidature formelle. L'objectif est de définir en amont si le profil du candidat match ou non avec le poste sur certains critères jugés déterminants. Si le candidat obtient un score en dessous du seuil défini par le recruteur, il sera invité à laisser tout de même ses coordonnées, et sera intégré au vivier. 
    • Nb : certains critères peuvent être éliminatoires pour un poste (comme la maîtrise d'une langue, le niveau d'expérience). 

Vivier

Le recruteur pourra alors à tout moment effectuer une recherche dans le vivier en fonction des candidatures reçues par type de poste et affiner sa recherche en fonction des critères attendus : un niveau d'étude minimum, une zone géographique et la pertinence du profil par rapport à un poste (le score).

Dans ces trois cas de figures, avant de confier leurs données et de postuler, les candidats doivent accepter les conditions relatives au RGPD pour poursuivre. 

Les avantages du vivier de talent du Bot :

  1. Stocker les candidatures spontanées
  2. Retrouver facilement les candidatures les plus pertinentes à l’aide de filtres précis
  3. Gagner du temps dans votre processus de recrutement en recontactant directement les profils qui correspondent à vos attentes/vos offres.
  4. Valoriser votre marque employeur en assurant un suivi des candidatures spontanées.

Alors si vous êtes désormais convaincus que vous devez mettre un peu d'ordre dans votre vivier, n'attendez plus pour contacter l'un de nos experts pour découvrir le Bot !

Découvrir le Bot

Posté par Julie Atlan
le 28 février 2019

Catégories
processus de recrutement , chatbot , Article , gestion des candidatures

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