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Recruiting funnel: ¿cómo optimizarlo?

Para bien o para mal, desde la oferta de empleo a la contratación del candidato adecuado, existe un largo proceso de selección en el que el recruiter tendrá que poner en práctica todos sus conocimientos y habilidades. Será un camino lleno de incertidumbre y desafíos, porque seamos objetivos: el candidato tendrá tantas ocasiones de abandonar el proceso como pasos tenga el mismo. Así que ¿cómo reducir la tasa de abandono durante el proceso de selección? A continuación, os mostramos los indicadores que revelarán la eficiencia de vuestros procesos de contratación actuales.

#1. ¿Qué es el «recruiting funnel»?

«Recruiting funnel» o «embudo de contratación» es un término metafórico que ilustra el hecho de que cada etapa del proceso de contratación condiciona a la siguiente. Estas etapas son las que sigue el candidato desde que comienza a postular hasta que es contratado. Y gracias al análisis de recruiting funnel podrás estudiar la eficiencia de los procesos de contratación de tu empresa.

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¿En qué consiste? En el momento en el que uno de los departamentos o el equipo de RRHH anuncia la necesidad de cubrir una vacante empieza la carrera contrarreloj para atraer al máximo número de candidatos cualificados a nuestra oferta de empleo. Ya sabemos que cuantos más canales de difusión utilicemos más probabilidades de llegar a nuestro candidato ideal. En esta primera etapa, según un estudio llevado a cabo por RegionsJob, los portales de empleo siguen siendo la opción preferida de los recruiters: el 91% de los RRHH la ponen en práctica en primer lugar; pero también hay que tener en cuenta las candidaturas espontaneas, el sourcing, los perfiles recomendados y las agencias de contratación. Las candidaturas que van a llegarnos a través de estos canales van a hacer posible pasar a la segunda etapa, la preselección. Ya sea por teléfono o vídeo entrevista, la finalidad es la misma: obtener una shortlist de candidatos y quedarnos solo con los que tengan más probabilidades de éxito antes de pasarnos a las entrevistas cara a cara. Tras esta tercera etapa a algunos se les hará una oferta que aceptarán mientras que otros la dejarán correr… Por lo tanto, el desafío de todo ejercicio de recruiting es llevar a cabo un proceso lo más fluido y eficaz posible, para reducir los tiempos y costes de la actividad a la vez que aumentamos la calidad del proceso. Se estima que de media se necesitan 43 días por contratación. En artículos anteriores te hemos dado las claves para mejorar tus procesos de contratación y en este vamos a hacer un repaso de los factores que tenéis que tener en cuenta para aumentar vuestra eficiencia en contratación. Para ello vamos a hablar de uno de los puntos críticos de todo proceso de selección: el índice de abandono o tasa de conversión de las etapas del recruiting funnel.

#2. Tasa de conversión, paso a paso

Si en un artículo anterior vimos cómo hacer más eficientes tus procesos de selección a través del análisis del ROI en este vamos a estudiar la tasa de conversión de los candidatos contratados en función del origen de su candidatura.

Para guiarnos, el estudio de Lever desarrolla la evolución de la tasa de conversión en cada etapa del proceso de selección en las PYMES y start-up. A continuación, te mostramos la hoja de ruta de los candidatos que comenzaron los procesos de selección del estudio:

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El estudio revela que de todas las candidaturas recibidas solo se contrató al 1.2% de los candidatos. Esta relación representa la tasa de conversión global del proceso de contratación. ¿Cómo interpretar esta cifra? Cuanto más elevada sea, más eficiente es el recruiting funnel. Pero si es baja, significa que tienes que hacer mejoras en las etapas del proceso. Sin embargo, es importante determinar si se trata de una tendencia general en la que todas las etapas deban ser revisadas por igual, o si el problema se concentra en un punto específico del proceso de selección. Porque como en un reloj, en ocasiones, solo hace falta un pequeño ajuste para que todos los engranajes giren correctamente. No obstante, tengamos en cuenta que este análisis hace referencia a la actividad de las PYMES y start-up; una empresa grande y conocida generará un mayor volumen de candidaturas, por lo que tendrá una tasa de conversión global mucho más reducida, sin que esto sea un indicador de recruiting funnel ineficiente.

Etapa 1: de la candidatura a la preselección

El análisis de la tasa de conversión plantea una incógnita: ¿cuáles son las fuentes de contratación más efectivas? El estudio evaluó las tasas de conversión promedio según el origen de las candidaturas y estos fueron los resultados:

Tasa de conversión según el origen de las candidaturas:

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Fuente: «Inside the Recruiting Funnel: Essential Metrics for Startups and SMBs» Lever

Llamamos «candidaturas orgánicas» a aquellas recibidas a partir de la publicación de una oferta de trabajo en el área de empleo de la página web de la empresa y de los portales de empleo. Lógicamente, la tasa de conversión de estas candidaturas con respecto a la preselección es muy baja. Porque recibir muchos CVs está bien, pero recibir buenos CVs está aún mejor. En todo caso, para no encontrarnos con candidatos poco afines en las últimas etapas del proceso, conviene ser exigentes en la etapa de preselección y mantener en el proceso tan solo a los que más probabilidades tienen de encajar con el puesto y la filosofía de la empresa.

Este problema, sin embargo, no lo encontramos cuando los candidatos nos llegan a través de las recomendaciones de nuestros propios empleados o por agencias de selección de personal, porque estos perfiles ya han pasado por una etapa de preselección antes de llegar a nuestras manos. En estos casos el candidato es preseleccionado por las agencias de contratación o por recomendación de un colaborador de confianza porque sus competencias técnicas y cualidades personales (hard y soft skills) se corresponden con los criterios de búsqueda. La garantía de eficacia de esta conversión es bastante alta, ya que el 8% y 3,9% de los candidatos recomendados y procedentes de agencias de selección respectivamente, serán contratados al final del proceso. La conclusión que sacamos de esta relación es que la recomendación es diez veces más eficaz de media que la publicación de anuncios online.

Etapa 2: de la preselección a las entrevistas

Para los RRHH, la preselección es un gran desafío, pero en ocasiones la larga duración del ejercicio condiciona la calidad y eficacia del proceso. Por ello, según el estudio de Lever, para llevar a buen término un proceso de selección es necesario, como mínimo, conseguir una lista de preselección de 17 candidatos que hayan postulado a través de un anuncio en internet o 15 candidatos preseleccionados por una agencia de contratación o incluso, 14 candidatos recomendados por colaboradores de la empresa. Estas cifras muestran que sea cual sea el origen de la candidatura, el número de candidatos necesarios para cualquier proceso de selección es muy similar. Así que, para que tus procesos de contratación tengan un índice de conversión más eficiente es fundamental elegir bien los métodos de preselección que darán lugar a vuestra shortlist. Herramientas como la preselección en vídeo diferido pueden optimizar en gran medida tus procesos de selección: aumenta vuestra tasa de conversión, permite un conocimiento mucho más objetivo de los de los candidatos y, en última instancia, mejora la eficiencia de las entrevistas cara a cara.

Etapa 3: de la entrevista a la oferta

Esta tasa de conversión refleja la calidad de tu proceso de preselección. Como ya hemos dicho, cuanto mayor es el índice, más afines son los candidatos que postulan a vuestra oferta. Así que, estás ganando tiempo al reunirte con menos candidatos, ¡a la vez que sabes que estos son los más aptos para el puesto! Por supuesto, para vacantes difíciles de rellenar podemos encontrar un índice de conversión alto debido al reducido número de candidaturas contempladas en el proceso de selección. En estos casos, si el proceso se queda sin candidatos a lo largo del recruiting funnel habrá que volver a empezar desde la etapa inicial y priorizar sobre los mecanismos de búsqueda de candidatos que permitan una preselección cualificada de forma natural, como las agencias de contratación o la recomendación.

Pero tengamos algo claro, un índice de conversión bajo en esta etapa del proceso (entre la entrevista y la oferta de empleo) solo puede significar una cosa: estás perdiendo el tiempo en entrevistas con los candidatos equivocados. En estos casos, asegúrate de que existe unanimidad en cuanto a los criterios de selección buscados por todas las partes implicadas en el proceso de contratación.

Etapa 4: de la oferta al contrato de trabajo

En la actualidad, a pesar del alto índice de conversión que encontramos (oscila entre el 70% para las PYME y el 83% para el resto de empresas), los candidatos se muestran mucho más propensos a rechazar una oferta de trabajo a pesar de haber llegado al final del proceso de contratación. Podemos asociar este fenómeno a un clima económico incierto en el que, además, las expectativas de los candidatos pueden ser irreales. La balanza de poder se está invirtiendo y queda en la mano del recruiter tender los puentes para que las expectativas de unos se correspondan con las exigencias de los otros. Aquí es importante tener en cuenta el tiempo dedicado a los procesos de selección: hay que ver la contratación como un contrarreloj, porque los verdaderos talentos no esperan. El motivo principal de rechazo a un puesto es la aceptación de una oferta concurrente. ¡Hay que ser más rápido que la competencia!

Para terminar, no olvidemos que la contratación no termina con la firma del contrato, sino que continúa durante el periodo de integración. Esta etapa es la prueba de fuego que determinará si nuestro candidato es el idóneo para el puesto. El hecho de que solo 2/3 de los candidatos contratados pasen el periodo de prueba muestra la transcendencia de esta etapa. Aparte, sed conscientes de que para hacer un análisis mucho más completo conviene incluir esta última relación en nuestro estudio de optimización de recruiting funnel para que haga un balance positivo sobre la rotación.

Si medir la eficacia de tu «recruiting funnel» es indispensable para analizar la eficiencia de tus procesos de selección, la integración es ir un paso más allá al aplicar los beneficios del marketing a tus contrataciones. Para alimentar la parte superior de tu recruiting funnel tienes que ser atractivo para los talentos y saber cómo convertir a candidatos potenciales en candidatos cualificados. Porque, por si no lo sabías, tener una imagen de marca corporativa potente multiplica por dos tus posibilidades de contratar a los candidatos preseleccionados.

En resumen:

  • Calcula el índice de conversión de cada etapa del proceso de contratación, así como el índice global que desvelará la efectividad de tu «recruiting funnel».
  • Compáralos con los índices promedio del mercado (según el tamaño y sector de tu empresa).
  • Evalúa tus puntos fuertes y áreas de mejora de cada etapa.
  • Pon en marcha un plan de contratación estratégico teniendo en cuenta el número de candidaturas que necesitas para alcanzar tus objetivos de contratación.

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Publicado por  Laura Rottier
el January 30, 2018

Categoria
proceso de selección, kpi selección, recruiting funnel

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