l'entonnoir du recrutement, optimiser son taux de conversion

Dans l'entonnoir du recrutement : transformer l’essai !

De la candidature à l’offre d’embauche, il n’y a malheureusement pas qu’un seul pas. Ce serait même plutôt un long chemin semé d’embuches pour le recruteur. Car soyons lucides : votre candidat idéal aura autant d’occasions de vous échapper qu’il y a d’étapes dans votre processus de recrutement. Alors comment transformer l’essai ? Pour optimiser le taux de conversion de vos recrutements, voici les indicateurs de performance à suivre. Ils vous aideront à déterminer la pertinence et l’efficacité de votre « recruiting funnel ».

Article du 15 novembre 2017 - mis à jour le 25 avril 2019

#1. Le « recruiting funnel », qu’est-ce que c’est ?

Pourquoi parle-t-on de « recruiting funnel » ou « entonnoir de recrutement » ? Très simplement parce que chaque étape conditionne la suivante. Pourtant, il n’est autre que la schématisation de votre processus de recrutement, soit le parcours d’un candidat depuis la candidature jusqu’à l’embauche.

Entonnoir recrutement.png

Comment ça marche ? Une fois le besoin de recrutement émis par un opérationnel ou par le service RH, la course contre la montre commence pour obtenir un maximum de candidatures qualitatives à partir de l’offre d’emploi. Et tous les canaux sont exploitables : les jobboards, qui sont encore l’apanage des recruteurs – pour 91 % d’entre eux il s’agit de la première solution utilisée selon la dernière étude RegionsJob en 2018 (= 2017) –, les candidatures spontanées, le sourcing, la cooptation mais aussi et les cabinets de recrutement. Chacun de ces canaux permet de se constituer un pool de candidatures initiales. Puis vient le temps de la présélection, qu’elle soit faite par téléphone ou par entretien vidéo, elle aboutit naturellement à une shortlist de candidats qui passeront les entretiens en face à face. Certains se verront alors proposer une offre et l’accepteront. D’autres non. Tout l’enjeu pour la fonction recrutement est donc d’avoir le processus le plus fluide et le plus efficace possible pour réduire son temps de recrutement. À titre indicatif, il correspond en moyenne à 43 jours. Vous avez déjà les clés pour améliorer la qualité de votre processus de recrutement, voici les clés pour en améliorer la productivité. Pour cela, il est primordial d’examiner les grands indicateurs de performance relatifs au traitement des candidatures : le taux de conversion dans le passage d’une étape à l’autre dans notre entonnoir de recrutement.

#2. Le taux de conversion, étape par étape

Si nous avons vu dans l'article "comment calculer le retour sur investissement des outils de recrutement", il est question ici de mesurer le taux de conversion de candidats recrutés en fonction de la provenance de leur candidature.

Pour vous guider, l’étude « Inside the Recruiting Funnel: Essential Metrics for Startups and SMBs » réalisée par Lever a mis en avant l’évolution du taux de conversion à chaque étape du processus de recrutement dans les PME et les start-up. Voici le cheminement des candidats ayant postulé à une offre donnée :  

funnel 1.png

 

Dans le cadre de l’étude, toutes candidatures confondues, 1,2 % des postulants sont recrutés. Il représente le taux de conversion global du processus de recrutement. Comment analyser ce chiffre ? Plus votre taux est élevé, plus il témoigne de l’efficacité de votre « recruitment funnel ». À l’inverse plus il est faible, moins vous êtes performant sur l’ensemble du processus. Toutefois, il convient de déterminer si cette tendance est globale et que chaque étape mérite d’être optimisée ou bien s’il s’agit d’une faiblesse concentrée sur une étape du recrutement. Car comme dans tout en engrenage, il suffit parfois d’un petit ajustement pour que la mécanique reprenne. D'autre part, ce chiffre est mesuré dans le cadre d’une PME ou d’une start-up. Il est clair qu’une entreprise de grande taille, avec une forte notoriété générera un plus grand nombre de candidatures, réduisant ainsi le taux de conversion global.

Étape 1 : de la candidature à la présélection

Ce taux de conversion permet de se poser une question : quelles sont les sources de recrutement les plus efficaces ? L’étude a évalué les taux de conversion moyen en fonction de la provenance des candidatures et les résultats sont sans appel :

Taux de conversion par origine des candidatures :

Tableau source.png

Source : « Inside the Recruiting Funnel: Essential Metrics for Startups and SMBs » Lever

La publication d’une offre sur les jobboards et sur le site carrière d’une entreprise draine un important volume de candidatures que nous appellerons « candidatures organiques ». En toute logique, le taux de conversion de la candidature vers la présélection est nécessairement bas. Car recevoir beaucoup de CV c’est bien, recevoir les bons CV c’est mieux ! Il convient donc d’être beaucoup plus fin dans la présélection des candidats pour s’éviter de rencontrer des candidats non pertinents et pouvant aboutir sur une erreur de recrutement. Un chatbot peut, à ce titre, être un outil adapté à la réception de candidatures pertinentes. 

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Ce n’est pas le cas de la cooptation ou des cabinets de recrutement car les profils proposés ont passé une première étape de sélection naturelle. En effet, c’est parce qu’il correspondait aux critères recherchés (compétences requises, qualités personnelles) que le candidat aura été recommandé par un collaborateur ou shortlisté par un cabinet de recrutement. Un gage d’efficacité dans la conversion globale puisque ce sont respectivement 8 % et 3,9 % des candidats issues de ces canaux de recrutement qui se verront embauchés au terme du processus. La cooptation est donc dix fois plus efficace en moyenne que la publication d’annonces en ligne.

>> Lire notre article sur "La cooptation : comment trouver l'équilibre"

Étape 2 : de la présélection aux entretiens

Pour les recruteurs, l’enjeu de la présélection est majeur. Très chronophage, elle conditionne pourtant la qualité et l’efficacité du processus de recrutement. Et pour cause, toujours selon l’étude de Lever, pour un recrutement mené à son terme, il faut en moyenne avoir présélectionné un panel de 17 candidats « organiques » ayant postulé suite à une annonce en ligne ou bien 15 candidats shortlistés par un cabinet de recrutement ou encore 14 candidats sourcés par les équipes internes de recrutement. Il apparaît donc clair que quel que soit la source des candidatures, le nombre de présélectionnés est sensiblement similaire. Ainsi pour gagner en efficacité sur le taux de conversion des candidatures organiques, les méthodes de présélection doivent être bien choisies. En choisissant une présélection vidéo par exemple, certaines entreprises pourront voir leur taux de conversion augmenter à cette étape du processus, celle-ci permettant une identification plus qualitative des candidats, et in fine, gagner en efficacité sur les entretiens en face à face.

L'ENTRETIEN VIDÉO DIFFÉRÉ, QU'EST-CE QUE C'EST ? 

Étape 3 : de l’entretien à l’offre ?

Ce taux de conversion reflète la qualité de votre processus de présélection. En effet, plus ce taux sera haut, plus il signifiera que les candidats rencontrés étaient pertinents et correspondent à ce que vous recherchez. Ainsi vous gagnez en efficacité en rencontrant moins de candidats mais en rencontrant les meilleurs ! Bien entendu, un taux élevé relève parfois d’un faible nombre de candidatures notamment pour les postes pénuriques. Dans ce cas, si vous manquez de candidats, il vous faudra revenir à l’étape initiale : accentuer sur les sources de candidatures qui permettent une présélection naturellement qualifiée comme les cabinets de recrutement ou la cooptation.

Attention, un taux de conversion trop faible de l’entretien vers l’offre ne signifiera qu’une seule chose : vous perdez du temps en entretien avec des profils non pertinents ! Dans ce cas, assurez-vous que les critères de sélection du candidat sont bien compris par toutes les parties impliquées dans le processus de recrutement.

Étape 4 : de l’offre au contrat de travail ?

Avec un taux oscillant globalement autour de 70 % pour les PME et 83 % toute taille confondue, il semblerait que les candidats soient désormais beaucoup plus enclins à refuser une offre. Si on peut associer ce chiffre à un climat économique incertain, les exigences grandissantes des candidats sont également à l’ordre du jour. Le rapport de force s’inverse et il ne tient qu’à vous recruteur de vous assurer que vos attentes respectives concordent. Il faudra également prêter attention au temps du recrutement car les véritables talents n’attendent pas. La raison majeure du refus d’une offre est notamment l’acceptation d’une offre concurrente.

Enfin, sans oublier que recruter ne s’arrête pas à la signature du contrat de travail, il est déterminant de soigner l’intégration des nouvelles recrues car seulement 2/3 valideront leur période d’essai. Ce ratio est également à intégrer dans la feuille de route du recruteur afin d’avoir un impact positif sur le turn-over.

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Si mesurer l’efficacité de votre « recruitment funnel » est un indispensable dans l’analyse de la performance de vos recrutements, une dimension plus marketing sera à intégrer. Car pour alimenter la partie haute de l’entonnoir, il faudra donner envie aux talents de rejoindre votre entreprise et faire de vos candidats potentiels des candidats qualifiés. Car le saviez-vous ? Avoir une forte marque employeur multiplie par deux vos chances d’avoir des réponses positives de la part des candidats présélectionnés.

En résumé :

  • Calculez le taux de conversion pour chaque étape de votre processus de recrutement ainsi que le taux global qui détermine l’efficacité de votre « recruiting funnel »
  • Comparez-les aux taux moyens du marché (en fonction de la taille de votre entreprise et du secteur dans lequel vous évoluez),
  • Évaluez vos forces et vos faiblesses pour chacune des étapes
  • Mettez en place votre plan de recrutement de manière stratégique en définissant notamment le nombre de candidatures dont vous aurez besoin par rapport à vos objectifs de recrutement.

Retrouvez l'ensemble des KPI du recruteur dans notre eBook à télécharger dès maintenant !

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Posté par Julie Atlan
le 25 avril 2019

Catégories
kpi recrutement , processus de recrutement , Article

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