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Centraliser ou décentraliser : comment organiser sa fonction recrutement ?

La semaine dernière, EASYRECRUE, en partenariat avec le groupe Carrefour et le cabinet ConvictionsRH, a réuni en ses locaux plusieurs représentants RH de grands groupes pour une table ronde sur l’organisation de la fonction recrutement : quel modèle adopter ?

Centralisation, décentralisation, externalisation, le sujet est récurrent dans les entreprises qui tentent de trouver la solution la plus adaptée à leur fonctionnement. Car il n’y a pas un seul type d’organisation qui prévale. Pour animer la table ronde, Jennifer Tauzia, consultante senior du cabinet de conseil ConvictionsRH et Stéphanie Noyal, chef de projet RH et qualité au sein du CSP (centre de services partagés) du groupe Carrefour, ont accepté de venir partager leur expertise et leur expérience. Retour sur les grands enseignements de cette matinée.

#1. Des organisations très variées

De la décentralisation poussée à son paroxysme par l’autonomie complète de leurs entités, à la centralisation quasi intégrale des processus de recrutement, en passant par une centralisation partielle pouvant se traduire notamment par le regroupement des activités de sourcing, les entreprises françaises ont le choix en matière d’organisation. La fonction recrutement peut en effet prendre des formes très diverses. Mais comment arbitrer entre les différents modèles ? Il convient d’en étudier soigneusement les avantages et les inconvénients, en fonction de ses contraintes internes et externes. Car le choix d’une organisation doit soutenir un ou plusieurs objectifs spécifiques et faire ses preuves en matière d’efficacité du recrutement.

 #2. Pourquoi choisir de décentraliser ?

Trois raisons sont généralement avancées. La première est la réactivité locale, autrement dit une meilleure gestion de la proximité. En effet, cet argument répond au besoin des managers de rencontrer les candidats sur place, parfois dans des délais très courts. La décentralisation favorise ainsi une bonne gestion des candidats au niveau local et une réactivité certaine dans la concrétisation des besoins en recrutement des managers. Pour les RH de proximité, c’est souvent la connaissance du bassin d’emploi et des partenaires de l’emploi locaux qui est avancé comme deuxième argument. Toutefois, il peut être discuté, car cette connaissance s’acquière avec le temps et peut tout à fait être développée à distance. En revanche, les relations tissées en interne constituent un troisième argument fort. La décentralisation favorise la proximité avec les managers sur place, et la réactivité auprès des candidats.

#3. Pourquoi opter pour la centralisation ?

Il est évident que dans de nombreux cas, le choix de la centralisation est motivé par l’optimisation des coûts. Pourquoi ? Parce qu’elle implique la mutualisation des actions de sourcing et des outils, une gestion maîtrisée des viviers de talents mais également un gain de temps dans les volumes de recrutement. Et si pour certains optimiser les coûts signifie réduction du personnel, rappelons que la mise en place d’un CSP n’implique pas nécessairement la suppression de postes, certains peuvent même parfois apparaître avec sa création.

Outre ces motivations financières, on s’aperçoit que l’un des facteurs déterminants dans la mise en place d’un CSP est la maîtrise de l’image employeur. En effet, dans un système décentralisé, il est compliqué de s’assurer de l’uniformité des processus de recrutement et notamment du déroulement des entretiens. Ils peuvent s’avérer très variables en fonction des candidats. Et ce n’est pas bon pour l’image ! Garantir une certaine équité a un impact direct sur l’expérience candidat. L’objectif est donc l’homogénéisation du processus et une animation commune des managers pour leur permettre de monter en compétences.

Enfin, tous s’accordent à dire que dans l’univers des ressources humaines, le recrutement est perçu comme la partie « facile », celle que tout le monde sait faire. Pour preuve, la matière n’est que très peu enseignée. Or, le contexte est différent aujourd’hui : ce sont les candidats qui ont le choix et les recruteurs doivent être plus avertis. Pour cela, ils disposent de nouveaux outils, qui ne vont pas sans un besoin manifeste de nouvelles compétences. C'est justement pour se doter de spécialistes et professionnaliser le recrutement que les entreprises font le choix du CSP. Serions-nous à l’aube d’une revalorisation du métier de recruteur ?

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#4. Repenser les rôles

Un sondage Monster/IFOP révèle que 64 % des candidats préfèrent passer leur premier entretien d’embauche avec le manager du département où le poste est à pourvoir. Alors comment concilier le rôle central du manager, le rôle local du RH de proximité et celui du recruteur ? Dans le cadre d’une organisation décentralisée, certaines entreprises ont choisi de repenser la collaboration entre les parties prenantes. Parce qu’elles ont bien compris les attentes des candidats, elles laissent les entretiens aux managers, le RH gardant un rôle de coordination. Il est garant du respect des délais de recrutement et du maintien des candidats dans le process. Bien entendu, cela implique que les managers soient suffisamment nombreux pour absorber la charge d’un grand volume de recrutements. Dans d’autres groupes, le recrutement est laissé intégralement au recruteur, le manager n’intervenant qu’en phase finale – au moment du choix entre deux candidats.

Dans le cadre de la centralisation, la définition des rôles aussi est primordiale. Il est vivement conseillé que le manager, qui reste à l’initiative du besoin en recrutement, ait un point de contact unique au sein du CSP. En effet, la tendance est aux structures modernes dans lesquelles chaque chargé de recrutement est attribué à un manager, et gère le processus de A à Z, y compris le soucing. Reste à l’entreprise et au CSP de définir sur quelles étapes le manager intervient. Cela peut être au niveau de la sélection de CV, au moment de la présélection ou simplement à l’heure de la rencontre des candidats – les entreprises qui utilisent l’entretien vidéo différé par exemple peuvent partager les vidéos avec les managers, et ce à différents stades du processus. Le RH de proximité quant à lui, garde un rôle de relai d’informations pour les candidats. Dans le cas où d'autres tâches lui auraient été réallouées, il est nécessaire de veiller à ce qu'elles aient une valeur ajoutée probante.  

#5. La démarche CSP

Pour mettre en place un CSP, il faut faire une analyse à la fois qualitative et quantitative. En effet, pour pouvoir dimensionner et définir les rôles de chacun au sein de la structure, trois indicateurs sont importants : la volumétrie des embauches, le temps passé par les collaborateurs (RH et managers) sur les processus de recrutement et les compétences nécessaires à son fonctionnement. Cette étude vous permettra d’identifier les mobilités potentielles au sein des ressources humaines, les formations à mettre en place et les éventuels recrutements à faire en externe pour apporter des compétences spécifiques. C’est parce que cette analyse est particulièrement complexe et représente un véritable enjeu stratégique pour les organisations que des cabinets comme ConvictionsRH sont là pour les accompagner dans la démarche CSP.

#6. Les freins rencontrés face à la centralisation

Changer de modèle représente une rupture organisationnelle et opérationnelle qui nécessite une communication en amont et pendant toute la durée du projet. En effet, plusieurs freins sont évoqués avant la mise en place d’un CSP. Ils se traduisent par des inquiétudes liées aux aspects sociaux. C’est pour cela qu'il est primordial d'expliciter toutes sur les implications du projet en termes de mobilité interne. En effet, pour certains RH de proximité, le recrutement représentait une part réduite de leurs attributions. Sa centralisation en l’occurrence leur permet de gagner du temps et de le réallouer à d’autres tâches du quotidien. Pour d’autres, a contrario, le recrutement était un pan incontournable de leur activité. Outre le fait qu’ils appréciaient l’exercice, cela leur permettait de connaître les équipes au niveau local.

Les CSP sont de plus en plus utilisés pour faire du recrutement interne. Parce que le développement et le partage des compétences constitue un enjeu majeur en pleine guerre des talents, notamment dans les grands groupes, il ne faut plus passer à côté de la mobilité interne entre les entités ou les départements. Encore faut-il le que les managers soient dans cette optique et acceptent de voir leurs talents évoluer dans le groupe. Pour y contribuer, le CSP facilite la mise en place de référentiels métiers pour certaines entreprises et donc le transfert des compétences en interne.

Enfin, pour qu’un CSP fonctionne, il faut pouvoir en démontrer les bénéfices. Or, la mise en place prend du temps et le retour sur investissement n’est pas immédiat. Tout l’enjeu est donc, dans un premier temps, de valoriser les apports qualitatifs, les quantitatifs étant décalés. Cela repose donc sur le professionnalisme du CSP.

 Quelques facteurs clés pour réduire les risques :

  • Se faire accompagner par un cabinet pour dimensionner son CSP
  • Piloter la mise en place du CSP comme un projet de transformation
  • Accompagner les collaborateurs et les managers dans la démarche CSP (définir le rôle de chacun, organiser la mobilité interne, présenter et former aux nouveaux outils…)
  • Communiquer régulièrement tout au long du projet sur les objectifs et les grandes étapes
  • Exploiter les nouvelles technologies et oser les outils digitaux car la réussite d’un CSP repose sur les moyens donnés pour être performant

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Crédit Photo : iStock

Posté par Julie Atlan
le 19 décembre 2017

Catégories
Evènement , centre de services partagés , organisation fonction recrutement , Pour bien débuter

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